ELEKTRONİK ORTAMDA KAYITLARI TUTULAN BELEDİYE EVRAKLARININ SAKLANMASI HUSUSU

MÜTEFERRİK KEMALPAŞA BELEDİYESİ 13 MAYIS 2013 PAZARTESİ

Soru

Belediyelerde kullanılan Evrak Yönetim Sisteminde kayıtlı olan ve asıl kaynağı burası olan evrakların, (tahsilat fişi, ödeme evrakı gibi) kurumda kalan suretlerinin saklanması zorunlu mudur? (Örneğin; Evrak Yönetim Sisteminden vatandaşa verdiğimiz tahsilat fişi, bu zaten kurumun dijital arşivinde zorunlu bir saklama süresine tabii tutulurken, bunun basılı sureti için ayrıca bir saklama ortamı gerekli midir,Dijital Arşivini oluşturan ve evrakları dijital ortamda yönetmeliğe uygun saklayan kurum bu basılı suret-leri de aynı süre saklamak zorunda mıdır? Bu aynı zamanda bir israfa yol açmaz mı?

Ertan OKUMUŞ, Şef Kemalpaşa Belediyesi - Kemalpaşa / İZMİR

Cevap

3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 1. maddesinde “ Bu Kanunun amacı, …. mahalli idareler, …. elinde bulunan ve arşivlerinde arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme niteliği taşımayan, muhafazasına lüzum görülmeyen, yok edilecek evrak ve her türlü malzemenin, ayıklama ve imha işlemlerine dair usul ve esasları düzenlemektir.” denilmektedir. Kanun hükmüne dayanılarak çıkartılan ve mahalli i...